Ab wann sollte ein Kongress geplant werden?

Zwölf Monate vor dem Termin, bei internationaler Beteiligung eher achtzehn. Kongresszentren, Hotelkontingente und gefragte Speaker sind die Engpässe, nicht die Programmgestaltung.

Wie betreuen wir internationale Teilnehmende?

Über mehrsprachige Kommunikation, Hotelkontingente in verschiedenen Kategorien, Transfers ab Flughafen und eine Betreuung vor Ort, die auch außerhalb der Programmzeiten erreichbar ist.

Haben Sie Erfahrung mit internationalen Formaten?

Ja. Für HelmsBriscoe haben wir eine internationale Konferenz mit 120 Stakeholdern in der Imperial Riding School in Wien realisiert, von der Gesamtkonzeption bis zur Gästebetreuung.

Ballsaal mit festlich gedeckten runden Tischen in violettem Licht für die HelmsBriscoe Konferenz

Kongress

Kongresse, die Inhalte und Menschen gleich ernst nehmen.

Ein Kongress steht und fällt mit zwei Dingen: dem Programm und dem, was in den Pausen passiert.

Einordnung

Worum es bei Kongress geht

Ein Kongress ist ein komplexes Gebilde aus Programm, Technik, Logistik und Hospitality. Teilnehmende bewerten ihn trotzdem meist nach zwei Fragen: Habe ich etwas gelernt und habe ich die richtigen Leute getroffen.

Wir planen beides gleichzeitig: einen belastbaren Ablauf für die Inhalte und eine Architektur für Begegnung in Pausen, Abendprogramm und Rahmenformaten.

Worauf es ankommt

Drei Punkte, die den Unterschied machen

Pausen als Programm
Foyerflächen, Catering und Wege werden auf Begegnung hin geplant.
Technische Sicherheit
Redundanzen bei Ton, Bild und Übertragung verhindern Ausfälle.
Internationale Gäste
Anreise, Sprache, Hotels und Visa werden mitbetreut.

Leistungsumfang

Was wir übernehmen

Gesamtkonzeption und Ablaufplanung
Locationsuche und Raumplanung
Bühnen-, Ton-, Licht- und Videotechnik
Speaker- und Programmkoordination
Teilnehmer-, Hotel- und Transfermanagement
Rahmenprogramm und Abendveranstaltung

So arbeiten wir

Vom Ziel zur Wirkung

Schritt 01: Zieldefinition & Strategie
Wir analysieren Zielgruppe, Zielsetzung und gewünschte Wirkung. Daraus entsteht die strategische Grundlage des Projekts.
Schritt 02: Konzept & Creative Direction
Wir entwickeln Idee, Storyline, Dramaturgie und Design zu einem ganzheitlichen Erlebnis.
Schritt 03: Planung & Realisierung
Wir koordinieren Locations, Partner, Gewerke, Timings, Budgets und sämtliche Abläufe - national und international.
Schritt 04: Experience & Impact
Vor Ort sorgen wir für eine präzise Umsetzung und schaffen Erlebnisse, die die definierte Botschaft und Zielsetzung transportieren.

Referenzen

Projekte, die dazu passen

Congresses & Conferences
HelmsBriscoe
Internationale Konferenz
120 internationale Stakeholder. Wien. Ein gemeinsames Ziel.
Incentive Travel
Liftoff
3-Day Incentive
Drei Tage. Ein Team. Experiences, die verbinden.
Congresses & Conferences
REXEL expo
Messe & Livestreaming
Messeerlebnis vor Ort. Professionelle Übertragung in die digitale Welt.